De betrokken cluster (Vergunningverlening en Toezicht) draagt zorg voor: - het plannen van de vergaderingen van de Monumentencommissie, - het selecteren van de te adviseren plannen en zaken, - het opstellen van de agenda voor de vergaderingen, - het, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste zeven dagen van tevoren aan de commissieleden zenden van de agenda met vermelding van de te behandelen onderwerpen, zonodig met bijbehorende stukken - de aanwezigheid van de te behandelen plannen/stukken en van andere relevante informatie tijdens de vergadering, - het voor de vergadering uitnodigen van aanvragers, belanghebbenden, adviseurs, deskundigen en ambtenaren indien hierom is gevraagd en dit gewenst is, - het, zonodig na overleg met een commissielid en/of de verantwoordelijke portefeuillehouder, beoordelen of een vergadering kan vervallen vanwege het gebrek aan plannen, - het zo spoedig mogelijk aan de Monumentencommissie terugkoppelen van de besluiten die naar aanleiding van de adviezen van de commissie zijn genomen, - de betaling van de in artikel 4 genoemde vergoedingen.